Роль нужна, только если человеку дадут вход в приложение — её всегда можно поменять. Скрытый человек пропадает из списков, но его дела остаются в расписании.

Доступ — это вход в приложение через Telegram. Человек в расписании и человек с доступом — разные вещи: Костю можно вести в расписании и без того, чтобы у него был свой вход.